従業員を雇ったら、まず整えたい入社時の書類

雇用契約書・労働条件通知書・入社時に確認したいこと

「従業員を雇うことになったけれど、どんな書類を準備すればいいですか？」
「パートさんにも雇用契約書は必要ですか？」
「昔作った労働条件通知書をそのまま使っているけれど、大丈夫でしょうか？」

このようなご相談をいただくことがあります。

従業員を雇うときは、仕事内容や勤務時間、給与などを口頭で説明するだけでなく、書面で確認しておくことが大切です。

特に小さな会社では、社長と従業員の距離が近く、
「話せばわかる」
「最初に説明したから大丈夫」
と思われることもあります。

しかし、入社時の説明があいまいなままだと、後から
「聞いていた話と違う」
「休日や残業のことを知らなかった」
「契約期間や更新について認識が違った」
というトラブルにつながることがあります。

今回は、従業員を雇ったときにまず整えておきたい、入社時の書類についてお伝えします。

雇用契約書・労働条件通知書で確認したいこと

従業員を採用するときは、労働条件を明確にする必要があります。

労働基準法では、労働契約の締結に際して、使用者は労働者に対し、賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならないとされています。厚生労働省のQ&Aでも、契約期間、就業場所・業務内容、始業・終業時刻、残業の有無、休憩、休日、賃金、退職に関する事項などを明示する必要があると案内されています。

また、2024年4月から労働条件明示のルールが変わり、すべての労働者に対して、就業場所・業務の変更の範囲などの明示事項が追加されています。厚生労働省は、モデル労働条件通知書やリーフレットも公表しています。

特に確認しておきたいのは、次のような内容です。

• 契約期間
• 更新の有無・更新基準
• 就業場所
• 業務内容
• 就業場所・業務の変更の範囲
• 始業・終業時刻
• 休憩時間
• 休日・休暇
• 残業の有無
• 賃金の決定方法・締日・支払日
• 退職に関すること

「正社員だから」「パートだから」ではなく、雇用形態にかかわらず、労働条件をきちんと確認しておくことが大切です。

パート・アルバイトでも書面で確認しましょう

パート・アルバイトを雇うときも、労働条件の確認は必要です。

たとえば、

• 週に何日勤務するのか
• 1日何時間働くのか
• シフトは誰がいつ決めるのか
• 土日祝日の勤務はあるのか
• 扶養内勤務の希望があるのか
• 契約更新はあるのか
• 有給休暇はどのように取得するのか

こうした点があいまいだと、入社後に認識違いが起こりやすくなります。

特にパートさんの場合、家庭の事情、子育て、介護、扶養内勤務など、働き方に関する希望があることも多いです。

会社として、どこまで対応できるのか。
本人は、どのような働き方を希望しているのか。

入社時に確認し、書面に残しておくことで、後から説明しやすくなります。

入社時に会社が確認したい書類

雇用契約書や労働条件通知書のほかにも、入社時には確認しておきたい書類があります。

たとえば、

• 履歴書
• 扶養控除等申告書
• マイナンバー関係書類
• 給与振込口座の届出
• 通勤経路・通勤手当の確認書類
• 雇用保険被保険者番号
• 年金手帳または基礎年金番号に関する情報
• 社会保険の扶養に関する書類
• 緊急連絡先
• 誓約書・秘密保持に関する書類

会社によって必要な書類は異なりますが、入社のたびにその場で考えていると、抜け漏れが起こりやすくなります。

あらかじめ、入社時に提出してもらう書類の一覧を作っておくと安心です。

労働者名簿・賃金台帳も整えておきましょう

従業員を雇った後は、労働者名簿や賃金台帳などの書類も整える必要があります。

厚生労働省のQ&Aでは、労働者名簿、賃金台帳、雇入れ・解雇・災害補償・賃金その他労働関係に関する重要な書類について、使用者に保存義務があると案内されています。保存期間は5年に延長されていますが、経過措置として当分の間は3年とされています。

労働者名簿や賃金台帳は、給与計算や入退社手続き、労務管理の基本になる書類です。

従業員が1人のうちから整えておくと、今後人数が増えたときにも管理しやすくなります。

書類を整えることは、会社と従業員の安心につながります

入社時の書類は、単なる事務手続きではありません。

会社と従業員が、
「どのような条件で働くのか」
「どのようなルールで勤務するのか」
「給与や休日、残業はどうなっているのか」
を確認するための大切なものです。

最初にきちんと説明し、書面で確認しておくことで、従業員も安心して働き始めることができます。

また、会社にとっても、後からトラブルになったときに、何を説明し、どのように合意していたのかを確認しやすくなります。

まとめ

従業員を雇ったら、まず入社時の書類を整えておくことが大切です。

特に、雇用契約書や労働条件通知書では、勤務時間、休日、給与、契約期間、更新、仕事内容などを明確にしておきましょう。

また、パート・アルバイトであっても、労働条件の確認は必要です。

「雇用契約書や労働条件通知書を整えたい」
「入社時に何を準備すればよいかわからない」
「パートさん用の書類を見直したい」
「労働者名簿や賃金台帳の管理に不安がある」
「入社時の書類を一覧で整理したい」

このようなお悩みがありましたら、お気軽にご相談ください。

社会保険労務士事務所キャリア・アヴニールでは、奈良県内の中小企業さまの実情に合わせて、雇用契約書・労働条件通知書・入社時書類の整備をサポートいたします。