会社が見落としやすい有給休暇の管理ポイント
パートさん・退職時・年5日の取得義務、きちんと管理できていますか？
「パートさんにも有給休暇は必要ですか？」
「退職前にまとめて有給を取りたいと言われた」
「忙しくて有給を取らせるタイミングがない」
「誰が何日残っているのか、正直よくわからない」
中小企業の経営者さまから、このようなご相談をいただくことがあります。
有給休暇は、正社員だけの制度ではありません。
一定の要件を満たせば、パート・アルバイトの方にも年次有給休暇は発生します。厚生労働省も、年次有給休暇は雇入れの日から6か月継続勤務し、その期間の全労働日の8割以上出勤した労働者に付与されるものと案内しています。(厚生労働省)
中小企業では、日々の業務を回すことが優先になり、有給休暇の管理が後回しになってしまうことがあります。
しかし、有給休暇の管理があいまいなままだと、退職時や繁忙期にトラブルになることもあります。
今回は、会社が見落としやすい有給休暇の管理ポイントについてお伝えします。
パート・アルバイトにも有給休暇はあります
まず確認しておきたいのは、有給休暇は正社員だけのものではないという点です。
パート・アルバイトであっても、一定期間継続して勤務し、出勤率の要件を満たせば、有給休暇が付与されます。
ただし、週の所定労働日数が少ない方については、勤務日数に応じて比例的に付与されます。厚生労働省のQ&Aでも、パートタイム労働者など所定労働日数が少ない労働者についても年次有給休暇は付与され、日数は所定労働日数に応じて比例付与されると説明されています。(厚生労働省)
たとえば、週1日だけ勤務する方、週2〜3日勤務する方、短時間勤務の方でも、条件を満たせば有給休暇の対象になります。
「パートさんだから有給はない」
「学生アルバイトだから関係ない」
「短時間勤務だから付けていない」
このような運用になっている場合は、一度見直しが必要です。
有給休暇の管理があいまいだと起こりやすいこと
有給休暇の管理があいまいな会社では、次のような問題が起こりやすくなります。
- 誰に何日付与されているのかわからない
- 何日使ったのか、残日数がわからない
- パートさんの有給を付けていなかった
- 退職時にまとめて有給を取りたいと言われる
- 繁忙期に有給希望が重なって現場が困る
- 年5日の取得義務に対応できているかわからない
特に中小企業では、一人が休むだけでも現場への影響が大きいことがあります。
だからこそ、有給休暇を「取らせない」のではなく、計画的に取れるように管理することが大切です。
年5日の有給取得義務にも注意が必要です
2019年4月から、すべての企業において、年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者に対して、使用者は年5日について時季を指定して取得させることが義務付けられています。対象には、管理監督者や有期雇用労働者も含まれます。(厚生労働省)
ここで注意したいのは、会社の規模に関係なく対象になるという点です。
「うちは従業員が少ないから関係ない」
「パートさん中心だから大丈夫」
というものではありません。
年10日以上の有給休暇が付与される従業員については、年5日を確実に取得しているかを確認する必要があります。
すでに本人が自分で5日以上取得している場合は、会社が追加で時季指定する必要はありません。
一方で、取得日数が足りない場合は、会社が本人の意見を聞いたうえで、取得時季を指定することになります。
有給休暇管理簿を整えておきましょう
有給休暇は、「なんとなく覚えている」では管理しきれません。
年次有給休暇を与えたときは、時季、日数、基準日を労働者ごとに明らかにした年次有給休暇管理簿を作成し、一定期間保存する必要があります。労働局の案内では、年次有給休暇管理簿は当該年休を与えた期間中および満了後5年間、当分の間は3年間保存する必要があるとされています。
管理簿といっても、難しいものを作る必要はありません。
まずは、次の内容がわかるようにしておくことが大切です。
- 従業員ごとの有給休暇の基準日
- 付与日数
- 取得した日
- 取得日数
- 残日数
- 年5日取得の対象者かどうか
Excelや勤怠システムで管理してもよいですし、人数が少ない会社であれば、まずは一覧表から始めてもよいと思います。
大切なのは、社長や担当者の記憶に頼らず、見ればわかる状態にしておくことです。
退職時の有給消化で慌てないためにもです。
有給休暇の相談で多いのが、退職時の有給消化です。
たとえば、従業員から
「退職日まで残っている有給を全部使いたいです」
と言われるケースです。
会社としては、
「引継ぎが終わっていない」
「急に休まれると現場が困る」
「もっと早く言ってほしかった」
と感じることもあると思います。
ただ、退職時に有給休暇が残っていると、取得をめぐってトラブルになりやすいのも事実です。
そのため、日頃から次のような運用をしておくと安心です。
- 有給休暇の残日数を定期的に伝える
- 退職の申し出があったら早めに残日数を確認する
- 最終出勤日と退職日を分けて考える
- 引継ぎに必要な日数を早めに確認する
- 貸与物返却や社会保険手続きも含めて退職時の流れを決めておく
退職時だけで解決しようとすると、どうしてもバタバタします。
普段から有給休暇を計画的に取得できていると、退職時の負担も軽くなります。
パートさんのシフトと有給休暇
パート・アルバイトの有給休暇で難しいのが、シフトとの関係です。
たとえば、週3日勤務のパートさんが有給を取得する場合、どの日を有給として扱うのか。
シフトがまだ決まっていない期間について、有給をどう考えるのか。
扶養内勤務の方の勤務時間や収入見込みと、どう調整するのか。
こうした点があいまいだと、本人との認識違いが起こりやすくなります。
パートさんを雇用している会社では、雇用契約書や労働条件通知書で、次のような内容を確認しておくとよいでしょう。
- 週の所定労働日数
- 1日の所定労働時間
- シフトの決め方
- 有給休暇の取得方法
- 欠勤・遅刻・早退の連絡方法
- 扶養内勤務の希望があるかどうか
中小企業では、「その都度相談で」としていることも多いと思います。
もちろん柔軟な対応は大切ですが、最低限のルールがないと、従業員ごとに対応がばらばらになってしまいます。
忙しい会社ほど、計画的な取得が大切です
「有給を取ってもらいたい気持ちはあるけれど、忙しくてなかなか休ませられない」
このように感じている経営者さまも多いと思います。
特に、少人数の会社では、一人が休むと他の人に負担がかかります。
だからこそ、忙しい会社ほど、早めに年間の繁忙期・閑散期を見ながら、有給休暇の取得時期を考えておくことが大切です。
たとえば、
- 比較的落ち着く時期に有給取得を促す
- 希望休と有給休暇をあわせて確認する
- 繁忙期に休みが集中しないようにする
- 業務を一人だけに任せきりにしない
- 休んだ人の業務を誰がフォローするか決めておく
有給休暇は、従業員にとってリフレッシュのための大切な制度です。
会社にとっても、計画的に休める職場づくりは、人材定着につながります。
「休むと迷惑がかかる」
「有給を言い出しにくい」
という雰囲気があると、従業員の不満につながることもあります。
無理なく休める仕組みを少しずつ整えていきましょう。
就業規則や社内ルールも確認しましょう
有給休暇の運用は、就業規則や社内ルールとも関係します。
たとえば、次のような内容です。
- 有給休暇の付与日
- 有給休暇の申請方法
- 申請期限
- 半日単位・時間単位の有給休暇の取り扱い
- パート・アルバイトの有給休暇
- 計画的付与を行う場合のルール
- 退職時の有給休暇の取り扱い
就業規則に古い内容が残っていたり、実際の運用と違っていたりすると、トラブルの原因になります。
また、就業規則はあるけれど、従業員にきちんと周知されていないというケースもあります。
ルールは、作るだけではなく、従業員にわかる形で伝えておくことが大切です。
まず確認したいチェックポイント
有給休暇の管理について、次の項目を確認してみましょう。
- 正社員だけでなく、パート・アルバイトの有給も確認している
- 従業員ごとの付与日数・取得日数・残日数がわかる
- 年5日取得義務の対象者を把握している
- 有給休暇管理簿を作成している
- 退職時の有給消化の流れを決めている
- シフト勤務者の有給取得方法を整理している
- 有給の申請方法や申請期限を決めている
- 就業規則や雇用契約書の内容と実際の運用が合っている
ひとつでも不安がある場合は、早めに見直しておくと安心です。
まとめ
有給休暇は、従業員にとって大切な権利であり、会社にとっても適切な労務管理の基本です。
特に小さな会社では、一人が休む影響が大きいため、有給休暇の管理が後回しになりがちです。
しかし、管理があいまいなままだと、退職時や繁忙期にトラブルになることがあります。
大切なのは、有給休暇を「取らせる・取らせない」で考えるのではなく、計画的に取得できるように整えることです。
パート・アルバイトの有給休暇。
年5日の取得義務。
退職時の有給消化。
シフトとの調整。
有給休暇管理簿の作成。
就業規則や社内ルールの見直し。
こうした点を整えておくことで、会社も従業員も安心して働きやすくなります。
「パートさんの有給休暇をどう管理すればよいかわからない」
「退職時の有給消化で毎回バタバタしてしまう」
「年5日の取得義務に対応できているか不安」
「就業規則や有給休暇管理簿を見直したい」
このようなお悩みがありましたら、お気軽にご相談ください。
